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                  香港公司新查冊安排

                  2021-11-04 10:56:00

                  《公司條例》(第622章)就公司注冊處(下稱「本處」)備存的公司登記冊內所載的個人資料訂明新查冊安排。

                  本處備存公司登記冊供公眾查閱,當中包含個人資料。該等個人資料包括公司的董事的通常住址及完整身分識別號碼,以及公司秘書和某些其他人士(例如清盤人及臨時清盤人)的完整身分識別號碼等。由公司備存的登記冊上亦載有類似的個人資料予公眾查閱。

                  根據《公司條例》有關新查冊安排的相關條文(這些條文于2012年7月獲立法會通過,但尚未完全生效),公司登記冊會以董事的通訊地址代替通常住址,以及以董事、公司秘書及其他相關人士的部分身分識別號碼代替完整號碼,讓公眾查閱。通常住址及完整身分識別號碼(下稱「受保護資料 」)只可由「指明人士」透過申請取得。同樣,由公司備存的登記冊上,公司可以收起受保護資料不予公眾查閱。

                  新查冊安排分三個階段實施。有關的分階段落實詳情如下:

                  (a)第一階段

                  于 2021 年 8 月 23 日開始,公司可在其登記冊上以董事的通訊地址代替通常住址,及董事和公司秘書的部分身分識別號碼代替完整號碼予公眾查閱;

                  (b)第二階段

                  于 2022 年 10 月 24 日開始,公司登記冊中董事索引所載的受保護資料,將以通訊地址及部分身分識別號碼代替讓公眾查閱。在這階段開始后向本處登記的文件中所載的受保護資料,將不再提供予公眾查閱?!钢该魅耸俊箍上虮咎幪岢鋈∮[董事等人的受保護資料;及

                  (c)第三階段

                  于 2023 年 12 月 27 日開始,資料當事人可向本處申請不提供已在本處登記的文件所載的受保護資料(下稱「不提供的資料」),并以其通訊地址及部分身分識別號碼代替讓公眾查閱?!钢该魅耸俊箍上虮咎幪岢鋈∮[董事等人的不提供的資料。

                  有關新查冊安排的第一階段的全面資訊,包括對外通告、常見問題等,已上載本欄目。

                  有關第二階段和第三階段新查冊安排,本處將會在其臨近實施的時間于本網頁公布落實詳情,并更新本專設欄目。

                  來源:https://www.cr.gov.hk/tc/legislation/nir/overview.htm

                  新查冊安排 刊物:https://www.cr.gov.hk/tc/publications/docs/ec1-2021-c.pdf

                  常見問題

                  (I) 一般資料


                  1、何謂公司登記冊的新查冊安排?

                  根據《公司條例》(第622章)下的新查冊安排,公司登記冊會以董事的通訊地址代替通常住址,以及以董事、公司秘書及其他相關人士的部分身分識別號碼代替完整身分識別號碼,讓公眾查閱。同樣,公司可以收起載于其備存的登記冊的通常住址及完整身分識別號碼(首部分除外),不予公眾查閱。

                  2、制訂新查冊安排的相關條文,目的是什么?

                  制訂相關條文的目的,是為了容許公眾可繼續根據《公司條例》(第622章)下的目的查閱公司登記冊以確保登記冊透明度的同時,加強對個人資料的保障。

                  3、新查冊安排于何時實施,以及主要特點是什么?

                  新查冊安排分三個階段實施。有關的分階段實施詳情如下:

                  (a)第一階段
                  于 2021 年 8 月 23 日開始,公司可在其登記冊上以董事的通訊地址代替通常住址,及以董事和公司秘書的部分身分識別號碼代替完整號碼予公眾查閱;

                  (b)第二階段
                  于 2022 年 10 月 24 日開始,公司登記冊中董事索引所載的通常住址及完整身分識別號碼(下稱「受保護資料」),將以通訊地址及部分身分識別號碼代替,讓公眾查閱。在這階段開始后向公司注冊處(下稱「本處」)登記的文件中所載的受保護資料,將不再提供予公眾查閱?!钢该魅耸俊箍上虮咎幪岢鋈∮[董事等人的受保護資料;及

                  (c)第三階段
                  于 2023 年 12 月 27 日開始,資料當事人可向本處申請不提供已向本處登記的文件所載的受保護資料(下稱「不提供的資料」),并以其通訊地址及部分身分識別號碼代替,讓公眾查閱?!钢该魅耸俊箍上虮咎幪岢鋈∮[董事等人的不提供的資料。

                  4、為何新查冊安排要分三個階段實施?

                  新查冊安排的全面實施,涉及從系統及操作兩方面大幅改良公司注冊處綜合資訊系統(下稱「綜合資訊系統」),因此有必要以分階段形式實施新查冊安排,以配合預計將于2023年年底完成的綜合資訊系統全面翻新計劃。屆時,綜合資訊系統將具備能力應付全面實施新查冊安排。

                  (II) 第一階段


                  5、新查冊安排的第一階段會涵蓋什么內容?

                  在新查冊安排的第一階段下,公司可在其登記冊上以董事的通訊地址代替通常住址,及以董事和公司秘書的部分身分識別號碼代替完整號碼,讓公眾查閱。

                  6、新查冊安排的第一階段將于何時開始實施?

                  《2021年〈公司條例〉(生效日期)公告》指定2021年8月23日為第一階段的實施日期。

                  7、在新查冊安排的第一階段于2021年8月23日實施后,本地公司須做什么,以及須于何時完成?

                  在第一階段實施后,根據《公司條例》(第622章)第643 (1)(a)(ii)、(2)(b)或(3)(b)條(在該條與通訊地址有關的范圍內)及第643(5)條,公司的董事登記冊須載有其屬自然人的董事(包括備任董事)的通訊地址,而該地址不得是郵政信箱號碼。

                  《公司條例》附表11第115A條就遵守第643(1)(a)(ii)、(2)(b)或(3)(b)條所載規定訂明過渡安排。該條文訂明,公司的董事登記冊,在該公司的第二階段實施日期當日或之后的首個周年申報表日期前,無需載有董事的通訊地址,但下列情況則除外:

                  (a)某董事的詳情,是在第二階段實施日期當日或之后才首次記入董事登記冊內;或
                  (b)載于董事登記冊內的某董事的詳情,在第二階段實施日期當日或之后,有所更改。

                  就上述第(a)項而言,董事登記冊須自有關詳情首次記入該登記冊內當日起,載有有關董事的通訊地址。
                  就上述第(b)項而言,董事登記冊須自有關更改作出當日起,載有有關董事的通訊地址。

                  8、本地公司是否可以將其注冊辦事處地址作為董事的通訊地址記入其董事登記冊內?

                  可以。

                  9、在新查冊安排的第一階段實施后,本地公司是否必須向公司注冊處交付文件,以申報董事的通訊地址?

                  《公司條例》(第622章)附表11第115A(7)條規定,在第二階段實施前,公司無需因下列情況而根據《公司條例》第645(4)條向公司注冊處處長(下稱「處長」)交付通知:

                  (a)將某董事(包括備任董事)的通訊地址記入該公司的董事登記冊內;或
                  (b)更改載于該公司的董事登記冊內的某董事的通訊地址。

                  然而,根據《公司條例》附表11第115A(8)條,如在緊接第二階段實施前-

                  (a)有關公司的董事登記冊載有某董事的通訊地址;及
                  (b)該地址不是該公司的注冊辦事處地址,

                  則該公司須于第二階段實施后起計15日內根據《公司條例》第645(4)條就該董事的通訊地址向處長交付通知。

                  10、在第一階段實施后,本地公司是否必須要收起董事登記冊及公司秘書登記冊內所載的董事的通常住址及董事和公司秘書的身分識別號碼,不予公眾查閱?

                  不是。根據《公司條例》(第622章)第644及651條以及《2021年公司紀錄(查閱及提供文本)(修訂)規例》,公司可不提供予公眾查閱其董事登記冊內所載的董事(包括備任董事)的通常住址及完整身分識別號碼(首部分除外),以及其公司秘書登記冊內所載的公司秘書的完整身分識別號碼(首部分除外),但此并非強制性的規定。

                  11、本地公司可在什么范圍內不提供其登記冊內所載的董事或公司秘書的身分識別號碼予公眾查閱?

                  根據《2021年公司紀錄(查閱及提供文本)(修訂)規例》,公司可不提供董事(包括備任董事)或公司秘書的身分證或護照號碼予公眾查閱,但該號碼的首部分除外。有關詳情,請參閱問 12。

                  12、董事或公司秘書的身分識別號碼的首部分必須提供予公眾查閱,該號碼的首部分是指什么?

                  如組成身分證號碼或護照號碼(下稱「身分識別號碼」)的字母或數目字字元序列的字元數目是雙數,則該號碼序列的前半部分必須提供予公眾查閱。

                  如組成有關身分識別號碼的字母或數目字字元序列的字元數目是單數,則由該序列的首個字元開始,至處于該序列正中間位置的字元為止的部分必須提供予公眾查閱。

                  現就身分識別號碼的首部分舉例如下:

                  香港身分證號碼

                  完整號碼 號碼的首部分
                  A123456(7) A123
                  XA123456(7) XA123

                  護照號碼

                  完整號碼 號碼的首部分
                  ABCD1234567 ABCD12
                  ABCD12345678 ABCD12
                  ABCD123456789 ABCD123
                  ABC-123-4 ABC1
                  #A1234567H(*) A1234
                  13、如公司不提供其董事登記冊內所載董事的通常住址予公眾查閱,而該登記冊又未載有該董事的通訊地址,那么查閱該登記冊的人士如何能確定該董事的地址?

                  根據《公司條例》(第622章)附表11第115A (6)條,公司的注冊辦事處地址,須視為該公司的董事的通訊地址,直至以下兩者中較早者為止:

                  (a)該公司將該董事的通訊地址記入其董事登記冊內的日期;
                  (b)該公司在第二階段實施日期當日或之后的首個周年申報表日期。

                  (III) 第二階段(臨近實施時,將會加入更多常見問題)


                  14、新查冊安排的第二階段會涵蓋什么內容?

                  在新查冊安排的第二階段下,公司登記冊中董事索引所載的通常住址及完整身分識別號碼(下稱「受保護資料」)將以通訊地址及部分身分識別號碼代替,讓公眾查閱。在這階段開始后向公司注冊處(下稱「本處」)登記的文件中所載的受保護資料,將不再提供予公眾查閱?!钢该魅耸俊箍上虮咎幪岢鋈∮[董事等人的受保護資料。

                  15、新查冊安排的第二階段將于何時開始實施?

                  《2021年〈公司條例〉(生效日期)(第2號)公告》指定2022年10月24日為第二階段的實施日期。

                  16、誰可向公司注冊處處長(下稱「處長」)提出取覽在第二階段實施后向公司注冊處登記的文件中所載的董事的通常住址,及個別人士的完整身分識別號碼(下稱「受保護資料」)?

                  《公司(住址及身分識別號碼)規例》(下稱「該規例」)第12(1)條列明可根據《公司條例》(第622章)第58(3)條提出申請要求處長披露受保護資料的「指明人士」。

                  「指明人士」包括:
                  (a)資料當事人;
                  (b)獲資料當事人書面授權取得該等資料的人;
                  (c)有關公司的成員;
                  (d)清盤人;
                  (e)破產案受托人;
                  (f)公職人員或公共機構;
                  (g)該規例附表指明的人士;
                  (h)于律師行從事法律執業的律師或外地律師;
                  (i)執業會計師;
                  (j)金融機構或指定非金融業人士。

                  如欲了解更多資訊,請參閱《公司(住址及身分識別號碼)規例》(第622N章)。

                  17、政府如何得出該「指明人士」清單?

                  在訂定有關的「指明人士」清單時,我們以有關法定程序(例如處理清盤及破產程序)、法定責任(例如執行《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》(第 615 章)下包括就客戶作盡職審查的打擊洗錢及恐怖分子資金籌集措施)及執法(例如刑事調查及追討資產)涉及的工作是否須取得董事的通常住址及完整身分識別號碼為大前提,以確保香港的金融、商業及公司管治制度的穩健,及執法工作不受任何影響。

                  18、新查冊安排的第二階段實施后,公司登記冊上只會提供董事的部分身分識別號碼(而非完整身分識別號碼)予公眾查閱。那么如遇到董事的全名及部分身分識別號碼完全相同的情況時,查冊人士如何能識別不同的董事?

                  在新查冊安排下,若有不同董事的全名及部分身分識別號碼完全相同,但屬不同人士的極少數情況出現,經改良的公司注冊處綜合資訊系統(下稱「綜合資訊系統」)將提供身分識別號碼中的額外數字。例如,在涉及香港身分證號碼的情況時,若有兩名董事的中、英文名字,及部分香港身分證號碼相同,即字母及首三個數字如“A123”,綜合資訊系統將于其余三個任何被遮蓋的號碼中,顯示多一個號碼,讓查冊人士可于查冊結果中得知該兩名董事為不同人士。

                  上述措施亦適用于涉及其他身分識別文件號碼的情況。由于其他身分識別文件號碼一般比香港身分證號碼長,綜合資訊系統可于其余任何被遮蓋的身分識別文件號碼中,顯示多一至兩個號碼,讓查冊人士能辨認兩名為不同人士。

                  19、新查冊安排的第二階段實施后,公司登記冊上只會提供董事的部分身分識別號碼(而非完整身分識別號碼)予公眾查閱。那么查冊人士如何能識別姓名以不同格式顯示在公司登記冊上的董事?

                  在新查冊安排實施后,經改良的公司注冊處綜合資訊系統將可識別于公司登記冊上擁有相同完整身分識別號碼但以不同格式的名字登記的董事紀錄(例如其中一個紀錄包括英文名稱,另一個沒有),并會將該等董事的紀錄整合及配以相同分組編號,讓它們以合并方式顯示給查冊人士,讓查冊人士即使在有關董事的姓名以不同格式顯示的情況下,仍可更輕易地識別有關紀錄實屬同一董事。

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